Compliance

Wer langfristig erfolgreich zusammenarbeiten will, braucht entsprechende Strukturen, verbindliche Regeln sowie Führungskräfte, die deren Anwendung verantworten. Das gilt besonders für das Thema Compliance – und wo wäre das Unternehmen, das sich nicht zur Einhaltung von Transparenzkriterien bekennt und auf der Basis der gesetzlichen Regelungen eigene Compliance-Vorschriften erlassen hat? Der Umgang mit Dritten, beispielsweise mit Lieferanten, Diensteistern oder Finanzierungspartnern, ist darin meist klar geregelt und mit einem entsprechenden Compliance-Management-System (CMS) unterlegt. Doch was ist, wenn in einer Gruppenstruktur verbundene Unternehmen verschiedenen Leistungsstufen immobilienwirtschaftlicher Wertschöpfung abbilden?

Bei näherem Hinsehen zeigt sich: Viele Unternehmen, die immobilienwirtschaftliche Dienstleistungen in der gesamten Wertschöpfungskette des Asset-, Property- und Facility-Managements erbringen, sind auf die damit verbundenen Herausforderungen nicht vorbereitet. Damit stehen sie heute vor der Aufgabe, – möglichst zeitnah – ein CMS zu implementieren, das auch die Kriterien der internen Leistungsvergabe umfasst. Denn nur so lässt sich sicherstellen, dass der sensible Handlungsbereich der Vergabe von Leistungen an interne Unternehmen der jeweiligen Gruppe compliance-gerecht und damit transparent bearbeitet wird.

Die schrittweise Einführung und Umsetzung verringert die Komplexität des Projektes und steigert so die Chancen einer erfolgreichen Realisierung. Das heißt: Zunächst sollten die für das wirtschaftliche Handeln der Gruppe maßgeblichen Stakeholder ermittelt und die verschiedenen Geschäftsbeziehungen visualisiert und analysiert werden. Anhand einer Stakeholdermap lassen sich die etablierten Prozesse im Sinne einer compliance-gerechten Vergabe bewerten und Empfehlungen für die Regelung zukünftiger Vergabeabläufe erarbeiten – bis hin zu Vorschlägen für eine Restrukturierung von prozessbeteiligten Unternehmensbereichen. Die damit einhergehende Konzeption eines compliance-gerechten Vergabeprozesses sollte als Chance für das Unternehmen verstanden werden und in ein umfassendes CMS münden.
Denn die Verantwortung, „compliant“ zu sein, lässt sich nicht delegieren und obliegt immer der Unternehmensführung und dem Aufsichtsorgan. Aus diesem Grund sollte in jedem als Gruppe konzipierten Unternehmenszusammenhang unbedingt auch ein Compliance Office eingerichtet werden.

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Erstveröffentlichung: 15. Juli 2020, Immobilienmanager online (Newsletter)