The Property Post - Das Online-Meinungsportal für die deutsche Immobilienwirtschaft
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Digital Real Estate

Apps machen alles schneller und günstiger

Jens Kramer, CEO, PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH
Jens Kramer

Dass mobile Endgeräte - wie das Tablet oder das Smartphone - privat bereits die vorherrschende Rolle spielen, ist unbestritten. Doch nun sind sie auf dem besten Wege, auch im professionellen Bereich die Führungsstellung einzunehmen. Gerade in der Immobilienwirtschaft gibt es für die vielseitig verwendbaren und intuitiv zu bedienenden Apps zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten.

Nicht nur die moderne Bürokultur mit Co-Working Spaces und der allmählichen Abschaffung de

s festen Arbeitsplatzes zeugen von der Tendenz zur Mobilität. Eine klare Sprache sprechen auch die Statistiken: Der Anteil der Smartphonebesitzer in Deutschland lag 2015 mit 46 Millionen siebenmal so hoch wie 2009. Google Play und der Apple App Store verzeichneten 2015 den Erwerb von 179 Milliarden Apps.

Zwar liegen noch keine genauen Angaben über die Nutzung mobiler Technologien im Arbeitsalltag vor, aber auch hier zeugen Rekordwerte von Geschäftsreisen deutscher Unternehmen von einem unzweifelhaften Trend. Zugleich wachsen die Branchen der digitalen Wirtschaft nach Angaben der EU-Kommission siebenmal so schnell wie die Realwirtschaft. Mit der steigenden Mobilität in der Wirtschaftswelt ist die Konzentration von Informationen verknüpft. Facebook steht hier paradigmatisch mit seinem Wandel von einer bloßen Netzwerkplattform hin zu einem umfassenden Dienstleistungs- und Informationsmedium. Für berufliche Zwecke sind folglich zwei Kriterien grundlegend: die Erledigung möglichst vieler Arbeitsvorgänge über ein mobiles Endgerät und die Bereitstellung notwendiger Informationen über eine zentrale Datenplattform.

Einmalige Chance zu mehr Effizienz

Was bedeuten diese Befunde für die Immobilienwirtschaft? Kurz gesagt: eine große Chance zu höherer Effizienz der Arbeitsprozesse und größerer Zufriedenheit der Kunden. Gerade Wohnungsunternehmen können in herausragender Weise von Digital Real Estate profitieren. Denn schon jetzt ist es möglich, die Kommunikation zwischen Objektbetreuer, Dienstleister und Mieter ganz wesentlich digital zu realisieren. Möglich wird dies durch Vernetzungsplattformen wie easysquare. Sie kommt beispielsweise bei der Berliner Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892 zum Einsatz. Anja Miericke, Leiterin der Bestandsverwaltung, nennt die größten Vorteile: „Sei es während einer Objektbegehung oder im Zusammenhang mit der Wohnungsabnahme: Handschriftliche Notizen und die nachträgliche Übertragung ins ERP-System zurück im Büro gehören der Vergangenheit an.“

Richtig entwickelt und eingesetzt bildet eine solche App eine Schnittstelle zwischen dem unternehmenseigenen ERP-System und den Bedürfnissen des Mieters vor Ort. Vorgefertigte Formulare zur Wohnungsübergabe, Reparaturaufträgen oder dem Vertragsmanagement können durch den Mieter ausgefüllt und im zentralen System verarbeitet werden. Im Gegensatz zu den gängigen Mieterportalen kann der Mieter seine Unterschrift als rechtsverbindliches Zeichen in easysquare leisten. Diese längst etablierte Praxis in der Paketzustellung beendet unnötige Ausdrucke und den kostenträchtigen postalischen Versand. Im Falle von Schadensmeldungen lassen sich Fotos in die Formulare integrieren, eine zeitintensive Begutachtung entfällt. Ein integriertes Handwerkerportal mit einem Überblick über entsprechende Dienstleister und ihre Angebote wird die easysquare Kunden-App künftig ergänzen. Es entfallen damit alle analog gestalteten Arbeitsprozesse. Zudem gehört die aufwändige Verarbeitung der Mieterangaben in diversen Laufwerkordnern dank der unmittelbaren Verarbeitung im ERP-System der Vergangenheit an. Unabhängig vom ERP-Typen gibt es bei den gängigen App-Betriebssystemen iOS und Android übrigens keine Schnittstellenprobleme. Eine Abschlussarbeit der Fachhochschule Brandenburg hat gezeigt, dass die durchschnittliche Dauer einer Wohnungsübernahme mit Hilfe mobiler Endgeräte um über 50 Prozent sinkt – von 60 auf 26 Minuten.

PC wird zum Auslaufmodell

IT-Hersteller haben sich folglich sowohl an ihren Kunden als auch an den Kunden ihrer Kunden zu orientieren. Daher ist es fundamental, dass die besagten Kommunikationsvorgänge über eine mobile App vollzogen werden können. Immobilienapps konzentrieren sich derzeit noch ganz überwiegend auf die Wohnungssuche – an die Zeit nach dem Einzug hat kaum ein App-Anbieter gedacht. Mieterportale im Web haben demgegenüber zwar nicht ihre Daseinsberechtigung verloren, sind aber angesichts der Fokussierung auf das Smartphone nicht mehr zeitgemäß. Sehr wohl ist es zeitgemäß, Arbeitsprozesse mittels mobiler Technologien an Dienstleister und Kunden zu delegieren. Die Schadensaufnahme durch den Mieter beispielsweise stellt zwar eine Neuerung dar. Doch die Alternative einer telefonischen Kontaktaufnahme samt persönlicher Begutachtung durch den Techniker ist zweifellos zeitintensiver. Ein Effizienzgewinn ist darüber hinaus die Nutzung der App als Kontaktmedium. Es macht einen Unterschied, ob ein Mieteranliegen direkt im elektronischen Postfach des zuständigen Mitarbeiters landet oder sich Notizen aus Telefonaten oder SMS auf Schmierpapier wiederfinden. Zentrale ERP-Systeme in den Firmen beseitigen nicht zuletzt den verheerenden Umstand, dass noch immer zwei Drittel aller eingehenden Informationen an der IT-Abteilung vorbeigehen. Anhand einer Auswertung von 20.000 Mietobjekten konnte belegt werden, dass die Mieterkosten für die Kommunikation über Callcenter und Postversand bei rund 30 Euro pro Jahr liegen. Diese Summe lässt sich mithilfe der easysquare App auf jährlich knapp einen Euro reduzieren.

Der zwischen Unternehmen, Dienstleister und Kunden bereits bestehende digitale Markplatz kann vielfältig erweitert werden. Schon jetzt können Energie- und Wasserlieferanten ihre Preislisten auf easysquare einstellen. Im Sinne einer digitalen Nachbarschaftsplattform ist es vorstellbar, dieses Angebot um nahegelegene Essenslieferanten und Einrichtungshäuser zu ergänzen. Das Prinzip dahinter heißt Einfachheit: eine Wohnung, eine App.

Sichere und innovative Cloudlösungen

Für die Unternehmen werden Vernetzungslösungen zu einem Hauptinstrument im Wettbewerb um Kosten- und Zeiteffizienz. Innerhalb der Belegschaft wird der gleichzeitige Zugriff auf Informationen mit Bearbeitungsmöglichkeit immer bedeutsamer. Dies betrifft selbstverständlich auch Home Office-Nutzer sowie Außendienstler, die durch mobile Lösungen ihre Angaben direkt in die allgemeine Software einpflegen können. Branchen wie die Immobilienwirtschaft profitieren in besonderem Maße von Echtzeitänderungen geteilter Dokumente. Allzu bekannt ist dabei die Volatilität von Budgetplänen. Spontane Objektbegehungen, die sich beispielsweise durch Bauschäden ergeben, erfordern eine lokale Bereitstellung detaillierter Informationen zur Immobilie. Die Verkehrssicherung wird demnach zu einem bevorzugten Einsatzgebiet mobiler Lösungen: Adressen, Bauteile, Prüfaufgaben und Fristen können vor Ort kontrolliert und mit den entsprechenden Normvorgaben aus dem ERP-System abgeglichen werden. Automatische Sicherungen und Historisierungsfunktionen der App garantieren Nachweispflichten und die Einhaltung unternehmensinterner Compliance-Vorschriften. Es bleibt die Frage sicherer Datenspeicherung: Öffentliche Clouds wie Dropbox oder Google Drive ersparen zwar den Aufbau eigener Rechenzentren, überzeugen jedoch nicht gerade durch sichere und transparente Datenschutzregelungen. Vollkommene Unabhängigkeit von externen Dienstleistern besteht hingegen im Falle unternehmenseigener Private Clouds.Aktuell werden Mischformen bevorzugt. Für die Speicherung sensibler Daten sollte auf alle Fälle ein Partner gewählt werden, die leistungsstarke Internetkapazitäten mit wirtschaftlicher Solidität verbindet. Erst in diesem Gesamtpaket entfaltet mobile Technologie ihre ganze Effizienz für die Immobilienwirtschaft.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von PROMOS consult GmbH
Erstveröffentlichung: Immobilienwirtschaft, Juni 2016

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