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Optimierungspotenziale durch konsequente Digitalisierung werden häufig unterschätzt

Nessim Djerboua, Mit-Gründer & Geschäftsführer, EverReal GmbH
Nessim Djerboua

Die Immobilienwirtschaft hatte bislang den Ruf, nicht gerade zu den Vorreitern in Sachen Digitalisierung zu gehören. In den zurückliegenden Jahren setzten zwar auch immer mehr Immobilienunternehmen auf digitale Prozesse und Technologien, doch in der Praxis werden dabei noch längst nicht alle Potenziale ausgeschöpft. Dies liegt zum einen daran, dass häufig nicht konsequent digitalisiert wird. Denn häufig erfolgt die Digitalisierung nur punktuell oder für bestimmte Teilprozesse, wodurch erhebliche Potenziale ungenutzt bleiben. Und zum anderen werden die mit der Digitalisierung verbundenen Chancen oftmals stark unterschätzt, nicht zuletzt auch deshalb, weil sich Unternehmen der mit ineffizienten manuellen Prozessen verbundenen Risiken nicht oder nur ansatzweise bewusst sind.

Immobilienunternehmen unterschätzen Chancen und Risiken der Digitalisierung

So werden zwar bestimmte Vorteile wie Zeit- oder Kostenersparnisse gesehen, weil sie im Zuge von einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen für die unmittelbar betroffenen Mitarbeiter am ehesten spürbar werden und sich zudem direkt in den Kostenstrukturen der Unternehmen bemerkbar machen. Gleichzeitig wird jedoch oft verkannt, dass sich mit einer umfassenden Digitalisierung und Neustrukturierung kompletter Prozesse, nicht nur wesentlich größere Zeit- und Kostenersparnisse und Produktivitätsgewinne realisieren lassen, sondern auch völlig neue Möglichkeiten für die Unternehmenssteuerung und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern ergeben. Insbesondere die Verfügbarkeit von Daten und Informationen in Echtzeit ist ein Vorteil, der umso stärker zum Tragen kommt, je konsequenter und umfassender die Prozesse innerhalb eines Unternehmens digitalisiert werden.

Digitalisierung bestimmt zunehmend die Außenwirkung von Unternehmen

Gleichzeitig hat das Ausmaß der Digitalisierung einen immer größeren Einfluss auf die Außenwirkung und Imagebildung von Unternehmen, da diese immer häufiger von ihren Kunden in verschiedenen Onlinemedien und Sozialen Netzwerken bewertet werden. Wer dank konsequent automatisierter Prozesse eine schnelle Beantwortung von Kundenanfragen sicherstellen, hochwertige Produkte und Dienstleistungen liefern und seinen Kunden ein modernes Nutzererlebnis bieten kann, erhält positive Bewertungen und damit vermehrte Aufmerksamkeit von weiteren potenziellen Kunden, die sich bei ihren Kaufentscheidungen daran orientieren. Umgekehrt werden langwierige und fehleranfällige Prozesse, die durch unzureichende Digitalisierung, unnötige Schnittstellen und einen hohen Anteil an manueller Arbeit gekennzeichnet sind, und immer häufiger zu negativen Bewertungen, was wiederum den Zugang zu potenziellen Neukunden erschwert, vermieden.

Vermietung von Wohnungen wird häufig noch von manuellen Prozessen bestimmt

Besonders gut lässt sich das am Beispiel der Vermietung und des Verkaufs von Wohnungen demonstrieren. In vielen großen Wohnungsgesellschaften, ganz gleich, ob sich diese in kommunaler Hand befinden oder ob es sich um privatwirtschaftliche oder genossenschaftliche Unternehmen handelt, arbeiten die Vermietungsteams nach wie vor auf herkömmliche Weise. Wird eine Mietwohnung frei, dann wird das Exposé erstellt und auf der eigenen Website veröffentlicht. Parallel werden Anzeigen in verschiedenen Immobilienportalen geschaltet. Interessenten melden sich entweder online oder telefonisch, was zu einer großen Zahl von Anrufen und Online-Anfragen führt, die manuell zugeordnet und dann von den Mitarbeitern individuell beantwortet werden müssen. Zudem müssen Unterlagen, wie Gehaltsnachweise und Schufa-Auskünfte einzeln geprüft werden. Ein weiterer wichtiger Schritt im Vermietungsprozess ist das Vereinbaren und Durchführen von Besichtigungsterminen. Unter den Interessenten, die nach der Besichtigung weiterhin an der betreffenden Wohnung interessiert sind, gilt es dann anhand der Unterlagen denjenigen auszuwählen, dem ein Mietvertrag angeboten werden soll. Dieser muss dann die geforderte Kaution auf das ihm benannte Konto einzahlen. Hat der Vermieter den Eingang der Kaution geprüft und sind alle anderen Nachweise erbracht, kommt es schließlich zur Unterzeichnung des Mietvertrages und zur Wohnungsübergabe.

Mehr Produktivität und Effizienz durch digitalisierten Vermietungsprozess

Mit einer digitalen Vermietungslösung, wie sie EverReal entwickelt und 2018 auf den Markt gebracht hat, können all diese einzelnen Schritte und Teilprozesse deutlich effizienter erledigt werden. Die im System hinterlegten Informationen zu einzelnen Wohneinheiten erlauben es, freiwerdende Wohnungen mit wenigen Mausklicks zu inserieren. Die Erfassung und Bearbeitung der eingehenden Interessentenanfragen erfolgt weitestgehend automatisiert, sodass viele Fragen, die zuvor zeitaufwändig telefonisch geklärt werden mussten, bereits beantwortet sind, bevor der erste persönliche Kontakt zwischen einem Unternehmensmitarbeiter und einem Interessenten zustande kommt. Durch ein entsprechendes Mieter-Matching wird bereits vorab geklärt, ob eine Wohnung aufgrund ihrer Größe, der Zahl der zur Familie gehörenden Personen und anderer Kriterien überhaupt für einen bestimmten Interessenten geeignet ist. Ist das nicht der Fall, kann sich der Mietinteressent registrieren lassen, sodass ihm künftig andere, passendere Angebote automatisch zugesandt werden können. Die Vorgabe von möglichen Terminfenstern und die Buchung von Besichtigungsterminen durch die Mietinteressenten erfolgen ebenso digital, wie das Anfordern und Einreichen der benötigten Unterlagen. Selbst die Zusendung und Unterzeichnung des Mietvertrages erfordern heute nicht mehr zwingend einen persönlichen Termin beim Vermieter. So wird das Vermietungsteam von einem großen Teil des administrativen Aufwandes entlastet, der mit dem herkömmlichen Vermietungsprozess verbunden war. Dazu kommt, dass automatisierte Prozesse es wesentlich erleichtern, eine DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung der Interessentendaten zu gewährleisten.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, professioneller Markauftritt und geringere Kosten

Das alles führt nicht nur zu Zeit- und Kostenersparnissen, sondern auch zu einer erheblich höheren Mitarbeiterzufriedenheit. In der Praxis berichten Anwender von einem um etwa 50 bis 80 Prozent geringeren Zeitaufwand für die Vermietung einer einzelnen Wohneinheit. Pro Tag und Mitarbeiter werden die Zeitersparnisse mit drei bis vier Stunden beziffert. Die eingesparte Zeit steht für andere Aufgaben wie wichtige persönliche Gespräche mit Kunden oder die Weiterentwicklung des Geschäfts zur Verfügung. Wenn man sich vergegenwärtigt, dass bei einem großen Wohnungsunternehmen durchaus 10.000 Vermietungen pro Jahr anfallen können, dann wird deutlich, welche enormen Potenziale durch die Digitalisierung des Vermietungsprozesses erschlossen werden und wie hoch die Opportunitätskosten bei der Beibehaltung herkömmlicher Prozesse sind.

Gleichzeitig erleben die Mietinteressenten das Unternehmen als professionell agierenden, modernen Anbieter und werden ihre Zufriedenheit mit dem Service auch bereitwillig anderen mitteilen. Vor allem aber sind sämtliche Daten stets in Echtzeit verfügbar und können damit von anderen Bereichen wie dem Vertriebscontrolling oder dem Asset- und Propertymanagement ohne Zeitverzug genutzt werden. Unternehmen, die diese Möglichkeiten nicht nutzen, riskieren unternehmerische Fehlentscheidungen aufgrund einer unzureichenden Datenbasis, ein negatives Image bei potenziellen Kunden und natürlich einen deutlich höheren Zeit- und Kostenaufwand.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von EverReal
Erstveröffentlichung: Blackprintbooster.de, September 2020

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