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IT-Lösungen für Bauprozesse

Digitalisierung des Projektmanagements

Jens Kramer, CEO, PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH
Jens Kramer

Während Baustellen auch in Zukunft ohne körperlichen Einsatz kaum vorstellbar sind, hat sich das Projektmanagement bereits weitestgehend digitalisiert. Eigens entwickelte Softwarelösungen unterstützen den kaufmännischen Bauprozess von der Erstplanung bis zur schlüsselfertigen Übergabe. Mithilfe gemeinsam nutzbarer Plattformen sind alle Projektbeteiligten digital miteinander vernetzt – auch mobil per Smartphone und Tablet. Rund 60 kommunale und privatwirtschaftliche Unternehmen und Gesellschaften nutzen die Baulösungen aus der Feder des Berliner IT-Unternehmens PROMOS consult.

Komplexe Vorhaben, wie die Errichtung einer Immobilie, benötigen eine IT-Unterstützung, die den direkten Zugriff auf die aktuellen Projekt- und Kostenstände erlaubt. Baufortschritte, Ausgaben, Budgetpläne und Angaben der Dienstleister sollten unmittelbar einsehbar sein. Zugleich sind aufgrund ständiger Anpassungen Echtzeit-Kalkulationen notwendig für eine Gesamtübersicht mit den neuesten Daten. Die dazu erforderlichen Eingaben sind von den jeweiligen Projektparteien einzupflegen, es bedarf demnach entsprechender Schnittstellen.

Diese Grundanforderungen bilden das Gerüst für das Produktportfolio „Facility & Construction Management“ des Softwareunternehmens PROMOS consult. Aktuell zählen 56 kommunale und privatwirtschaftliche Unternehmen im gesamten Bundesgebiet und darüber hinaus zum Nutzerkreis der speziell für Bauprojekte entwickelten Software. Die Benutzeroberfläche als zentrales Cockpit zeigt innerhalb derselben Maske individuell festzulegende Hauptkategorien an. Hierzu zählen beispielsweise Angaben zum Grundstück, die einzelnen Gewerke oder die technische Gebäudeausstattung. Der Mindmap-Struktur entsprechend teilen sich die Hauptfelder in dazugehörige Unterkategorien. Dieselbe Struktur gilt für die jeweiligen Objekte, die in SAP® als „Technischer Platz“ (TP) bezeichnet werden. Ihnen sind die jeweiligen Stammdaten zum Objekt, wie Baujahr, Lageinformationen oder Mieterwechsel, zugeordnet und dadurch unmittelbar einsehbar. Die Technischen Plätze differenzieren sich sowohl nach Räumen als auch nach Baugruppen. Solchen Baugruppen entsprechen einzelne Gewerke wie Dach, Fliesen oder Fenster, die wiederum in einzelne Arbeitsvorgänge unterteilt sind.

Umfassende Budgetkontrolle

Die einzelnen Prozessphasen sind mit Budgetkalkulationen verknüpft, die nach jeder Aktualisierung die angepassten Summen anzeigen. Durch das Tool „Projektleistungsstände“ ist ein unmittelbarer Vergleich zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten, der Budgetplanung und dem bis dato erbrachten Leistungsstand möglich. Angepasste Kalkulationen betreffen auch mögliche Nachträge, die mittels eines eigenen Nachträge-Reiters integraler Bestandteil der Construction Management-Lösung sind.

Die einzelnen Ausgabenposten werden demnach in verschiedenen Szenarien – Budgetplanung, tatsächlicher Kostenstand sowie Ausgaben inklusive angefallener Nachträge – angezeigt. Da viele Unternehmen quartalsweise planen und entsprechende Zahlen vorzulegen haben, sind die Budgetangaben in dreifacher Ansicht darstellbar: als Gesamtbudget, als definiertes Jahresbudget und als beliebig gestaffeltes Jahresbudget. Jedem Technischen Platz ist eine Budgetkalkulation zugeordnet, ihre Summe ist auf oberster Ebene im Projektcockpit einsehbar.

Vernetzung aller Projektparteien

Das besondere Kennzeichen der PROMOS-Bausoftware sind die zahlreichen Schnittstellenfunktionen zu den einzelnen Projektparteien. Nach Warengruppen sortierte Lieferanten- und Dienstleisterportale erlauben Vergleiche zwischen den verschiedenen, im Pool erfassten Anbietern. Aufgrund bestehender Rahmenverträge sind die einzelnen Artikelgruppen mit Preisen hinterlegt. Sowohl die Beauftragung als auch die Auftragsverwaltung sind über das Portal möglich. Da aus dem Modul heraus zu jedem Zeitpunkt PDF-Dateien erzeugt werden können, funktioniert auch die Rechnungsstellung in rein digitaler Form. Die integrierten Reiter Lagerverwaltung und Lieferantenbeurteilung ermöglichen eine permanente Kontrolle der Warenbewegung und der Leistungsqualität der Dienstleister. Für die Lieferanten und Dienstleister besteht über die von PROMOS entwickelte Lösung easysquare mobile die Möglichkeit zur Auftragsabwicklung per App. Die eingegebenen Daten sind mit dem zentralen ERP-System verknüpft und gelangen auf diese Weise wieder zum Auftraggeber.

Für Architekten und Ingenieure sind festgelegte Honorare in der HOAI fixiert, ein mit der Software gekoppelter Rechner liefert für alle Leistungsphasen entsprechende Kosten. Ein weiterer Akteur im Bauprozess sind Versicherungen, denen ein verknüpfbares Modul zugeordnet ist. Verschiedene Reiter geben hierbei die fallrelevanten Informationen mit Schadenscodes, Terminen und beteiligten Parteien an. Hinter jedem möglichen Schadenstyp befindet sich eine Budgetposition mit marktüblichen Näherungswerten. Dasselbe gilt für auszuzahlende Versicherungssummen.

PROMOS bietet seine Software sowohl mit den einzelnen Komponenten als auch in Form einer Gesamtlösung an. Die Serviceleistungen des Berliner IT-Unternehmens decken die Konzeption der Software unter Berücksichtigung der individuellen Kundenbedürfnisse ab. Hierfür ist in der Regel eine mehrmonatige Testphase mit ausgewählten Mitarbeitern angesetzt. Die anschließende Implementierung ist mit einer umfassenden Schulung verknüpft, für den laufenden Betrieb bietet PROMOS eine kontinuierliche Beratung an.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Promos Consult GmbH
Erstveröffentlichung: Allgemeine Bauzeitung, 49/2016

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