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Steine brauchen keine Nähe

Oliver Oser, Managing Director, Vistra Property Management GmbH
Oliver Oser

„Wir müssen nah an der Immobilie sein“, so das Mantra vieler Property Manager. Denn Räumliche Nähe sei das entscheidende Kriterium bei der Auswahl eines Property Managers. Das stimmt meines Erachtens jedoch nur eingeschränkt. Bei vielen Immobilien – insbesondere bei Handels- und Logistikimmobilien – überwiegen die Vorteile einer Zentralisierung von Leistungen und es ist besser, auch verstreut liegende Bestände von einem zentralen Standort aus zu verwalten.

Warum ist das so? Zum einen ist die Nähe des Property Managers zu einer Immobilie alleine noch kein Qualitätskriterium. Zum anderen hat die viel gepriesene, dezentrale Organisationsstruktur auch erhebliche Nachteile. Sie führt dazu, dass ein Property Manager viele kleine Niederlassungen mit jeweils wenigen Mitarbeitern unterhalten muss. In einer solchen Struktur ist es sehr schwierig, Qualitäts- und Prozessstandards zu implementieren und zu leben. Die Mitarbeiter in den lokalen Niederlassungen müssen dann für verschiedene Kunden die Portfoliobestandteile, die vor Ort liegen, managen. In der Praxis muss ein Mitarbeiter dann häufig die Immobilien von vier oder fünf Kunden mit ganz unterschiedlichen Anforderungen hinsichtlich Buchhaltungs- und Reporting-Prozessen betreuen, was in der Praxis eine große Herausforderung darstellt. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund der allgemeinen kontinuierlich ansteigenden Komplexität – etwa durch Regulierung oder die gestiegene Transaktionsgeschwindigkeit – zu sehen. Die Folge: Die Anforderungen der Kunden werden häufig nicht oder nicht vollständig umgesetzt, die Mitarbeiter sind überfordert und es kommt zu Kündigungen und hoher Fluktuation. Letzteres ist Gift für die Mieter- und Kundenzufriedenheit.

Nimmt man die Perspektive der Mieter der verwalteten Immobilien ein, dann ist dagegen wichtig, dass ein qualitativ hochwertiges und schnell reagierendes Facility Management vor Ort gewährleistet wird. Die Steuerung und das laufende Controlling der Facility Management Leistungen ist wiederum eine der zentralen Aufgaben des Property Managers. Eine solche Steuerung kann aber auch von einer zentralen Stelle aus gewährleistet werden.

Hierzu muss der Property Manager tief in die Prozesse des Facility Managers einsteigen. Die Systeme des Facility Managers müssen mit denen des Property Managers intelligent vernetzt werden. Beispielsweise sollte die Auftragsbearbeitung des Facility Managers in das ERP-System des Property Managers integriert werden. Weiterhin sollte der Property Manager hinsichtlich der Prüfungs- und Wartungsverpflichtungen eigenes Know-How und Controlling-Kapazitäten aufbauen, um den Facility Manager dahingehend effektiv monitoren zu können.

Auch wenn ein Property Manager von einer Deutschland-Zentrale aus operiert, geht es natürlich nicht ohne Vor-Ort-Präsenzen: Unersetzlich bleibt die regelmäßige, mindestens quartalweise Begehung der Immobilien. Die im Vergleich zu einer dezentralen Struktur höheren Reisekosten können durch die schlankere Organisationsstruktur, die ohne Büroleiter und Key-Account-Manager auskommt, kompensiert werden. Erst wenn die Notwendigkeit einer häufigeren Vor-Ort-Präsenz steigt, bspw. bei managementintensiven Büroimmobilien, gewinnt die Entfernung zu den Objekten an Bedeutung.

Unterm Strich: Entscheidend ist nicht die räumliche Nähe zur Immobilie. Denn der Property Manager ersetzt nicht den Facility Manager. Wichtig ist, dass der Property Manager ein effektives Controlling des vor Ort ausgeführten infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagements sicherstellt und eine inhaltliche Nähe zu den Entscheidungsträgern auf Mieterseite hat. Die Entscheidungsträger im Bereich Retail und Logistik sitzen jedoch meist ebenfalls zentral und nicht dezentral in den jeweiligen Immobilien. Dementsprechend empfiehlt sich oftmals auch eine zentrale Steuerung des Property Managements.

 

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Vista Property Management
Erstveröffentlichung: The Property Post, Januar 2020

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