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28.02.2022

Die Ganzheit als entscheidender Faktor

Systemisches digitales Immobilienmanagement

Dr.-Ing. Christian Westphal, CEO, Crem Solutions GmbH & Co.KG
Dr.-Ing. Christian Westphal

Mit zunehmend mehr digitalen Instrumenten entstehen umfangreiche Möglichkeiten für die Immobilienwirtschaft. Diese Tools zu bündeln und als ganzheitliche Lösung unter einem Dach zu verbinden, wird zu einem entscheidenden Faktor, um die Vielfältigkeit der immobilienwirtschaftlichen Aufgaben abzubilden.

Software, Proptech-Lösungen, Smart-Building-Technologien oder Plattform- und Cloudlösungen - die Technologien und Instrumente für die Immobilienwirtschaft entwickeln sich fortwährend weiter. Die Möglichkeiten für das Immobilienmanagement werden damit vielfältiger, aber auch die Anforderungen und Erwartungen von Eigentümern, Mietern und Immobiliennutzern an das Immobilienmanagement werden mit dem Einsatz moderner Technologien umfangreicher.

Um erfolgreich zu sein, reicht es im modernen Immobilienmanagement heute nicht mehr aus, eine Immobilie bloß zu vermieten, die Betriebskostenabrechnung anzufertigen und sich alle paar Monate ein Bild vom Zustand des Objektes zu machen. Eigentümer, Mieter, Nutzer und Investoren von Immobilien erwarten heute moderne Dienstleistungen, eine stetige Betreuung sowie ein aussagekräftiges Reporting.

Eine IT-Gesamtstruktur für umfassende Mehrwerte
Für die gesamte Nutzungshase von Immobilien ist es daher eminent wichtig, eine professionell aufgesetzte IT-Gesamtstruktur zu entwerfen. Angefangen beim Einsatz einer umfassenden kaufmännischen Softwarelösung für das Immobilienmanagement, die mithilfe voll integrierter Spezialmodule auch technische Management- und Instandhaltungsaufgaben abbildet, über modernes Computer-Aided Facility Management (CAFM) sollten auch weitere Aspekte mit einbezogen werden. Der Einsatz von Tools und Daten aus Building Information Modeling Modellen (BIM), angrenzenden Speziallösungen und Proptech- sowie Smart Building-Technologien wird für die Zukunft der Branche entscheiden. Denn erst in der Gesamtheit entfalten sich die optimalen Potenziale der Softwarelösungen sowie der vielfältigen Daten. Damit können Prozesse folglich automatisiert, lösungsübergreifend und schnell abgebildet werden, um ein ganzheitliches Immobilienmanagement zu gewährleisten und die aktuellen Anforderungen von Investoren, Kunden und Mietern zu erfüllen.

Diesen Gedanken verfolgend, sollten digitale Lösungen für eine optimale Verwaltung von Immobilien daher bestmöglich auf Basis eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft als Herzstück der IT gebündelt werden, um ein ganzheitliches, auf moderne Ansprüche ausgelegtes, Immobilienmanagement abbilden zu können. Dabei nehmen Faktoren, wie die umfassende technische Betreuung von Immobilien, die unkomplizierte Kommunikation mit Mietern für die schnelle Bearbeitung von Meldungen, digitales Dokumentenmanagement mit Workflows für z. B. Rechnungsfreigabe- oder Posteingangsprozesse sowie eine digitale, mobile Lösung für Objektübergaben heute einen genauso hohen Stellenwert ein, wie die kaufmännische Verwaltung von Immobilienbeständen. Zudem entstehen mithilfe von durch Smart-Building-Lösungen gesammelten Daten hier neue Möglichkeiten, sowohl interne als auch externe Prozesse und Dienstleistungen, besonders für Büroimmobilien neu und effektiv zu gestalten.

Als Plattformlösung und mit Cloud-Hosting der Zukunft einen Schritt näher
Mit den vielfältigen Möglichkeiten, ein ERP-System für die Immobilienwirtschaft um Erweiterungsmodule z. B. für Meldungen und umfassende Instandhaltungsprozesse, aber auch um Proptech- und Speziallösungen über Integrationen und Schnittstellen zu erweitern, entsteht eine heute notwendige IT-Gesamtstruktur - und das zunehmend mit dem Plattformgedanken vor Augen. Die immens gestiegenen Aufgabenvielfalt in der Immobilienverwaltung mit einem System abbilden zu können, ohne zwischen mehreren Lösungen wechseln zu müssen, und den Anwendern so die schnelle sowie einfache Bearbeitung umfangreicher Prozesse zu ermöglichen, ist die Funktionalität der Immobiliensoftware der Zukunft.

Dabei gewinnt gleichzeitig auch der ortsunabhängige Zugriff auf Softwaresysteme und Daten zunehmend an Bedeutung und wird in Zukunft ein entscheidender Faktor. Nicht zuletzt aufgrund der Pandemie gewinnen variable Arbeitsmodelle weiter an Bedeutung - das Cloud-Hosting von Softwarelösungen für die Immobilienwirtschaft und den darin abgelegten Daten erlaubt Nutzern dafür den dauerhaften Zugriff auf alle Anwendungen oder Informationen und schafft so alle Möglichkeiten für mobiles Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice.

Umfassende Prozesse und Lösungen in einem System
Das System für ein ganzheitliches Immobilienmanagement besteht oft nicht mehr nur aus der Software für Immobilienmanagement an sich. Für die umfassende, zeitgemäße Verwaltung von Immobilien über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg und eine gleichzeitige Verbesserung angebotener Dienstleistungen, führt am Einsatz mehrerer (spezialisierter) Softwarelösungen oft kein Weg vorbei - anders sind die Anforderungen der Nutzer und Mieter, die damit anfallenden Aufgaben des Managements und die notwendigen Prozesse für eine nachhaltige Wertschöpfung des eigenen Unternehmens nicht zu meistern.

Um derart vielfältige sowie übergreifende Prozesse abzubilden und ein ganzheitliches Immobilienmanagement zu realisieren, werden spezialisierte Lösungen, wie digitales Dokumentenmanagement, digitale Kommunikation mit Mietern oder WEG-Eigentümern, die digitale und mobile Objektübergabe, das Vermietungs- und Interessentenmanagement oder optimaler elektronischer Zahlungsverkehr in eine immobilienwirtschaftliche ERP-Lösung als Kernsystem integriert und untereinander verknüpft.

Nur eine derart professionell aufgesetzte, verzahnte Softwarestruktur, die interne und externe Prozesse abbildet, indem sie wichtige Module, beispielsweise für die Umsetzung effektiver Instandhaltungsprozesse integriert und mithilfe von Schnittstellen offen für die Anbindung spezialisierter Softwarelösungen ist, macht ein ganzheitliches Immobilienmanagement möglich.

Faktor Smart Buildings
Auch das Gebäude selbst wird digitaler. Smart-Building-Technologien finden zunehmend den Weg in die großen Bürogebäude und Gewerbeimmobilien. Als Smart Home im Kleinen angefangen, wird die Technologie immer bedeutender und größer - digitalisierte Gebäude werden die Arbeit mit Immobilien in Zukunft maßgeblich verändern.  
Diese Entwicklung wird sich nicht aufhalten lassen. Denn Smart-Building-Daten bringen große Mehrwerte für den Komfort bei der Nutzung von Gebäuden mit sich und bewirken Kostenoptimierungen für den Betrieb von Immobilien. Aufgrund vermehrter Homeoffice Tätigkeiten wird ein mit Smart-Building-Lösungen abgebildetes gezieltes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement ein zunehmend wichtiger Faktor.  

Die Möglichkeit, mit in Gebäuden oder in technischen Anlagen verbauten Sensoren, Daten zu sammeln oder Ablesewerte von Zählern digital zu übermittelten wird in Zukunft entscheidend. Dieser digitale Fortschritt verbessert wichtige Prozessabläufe und somit viele damit verbundene Services im Immobilienmanagement - darunter beispielsweise eine effektive Koordination vieler Aufgaben im Facility-Management sowie das Energiemanagement von Immobilien. Es wird zukünftig immer wichtiger für Mieter, Nutzer und das Immobilienmanagement, Echtzeit-Daten aus Smart-Buildings mit in ihre Analysen einzubeziehen und dafür intelligente ganzheitliche Systeme und Datenstandards zu nutzen, die eine Kommunikation zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen ermöglichen.

Die Konsistenz von Daten in unterschiedlichen Softwarelösungen
All diesen Faktoren zufolge wird es in der Zukunft besonders für die Nutzungsphase von Immobilien immens wichtig, die richtigen Instrumente für ein ganzheitliches Management von Gebäuden einzusetzen. Dabei kommen einer professionell aufgesetzten Softwarestruktur und dem lebenszyklusübergreifenden Datenmanagement eine zentrale Rolle zu. Seien es Daten aus Planungsmodellen der BIM Methode oder die in Smart-Buildings gesammelten Nutzerdaten, die die existierenden Stammdaten von Mietern und Informationen zu Mietern weiter ergänzen und so für neue Erlösmodelle verwendbar machen.

Den gesamten Gebäude-Lebenszyklus in einem System abbilden
Wenn diese gesammelten Daten in einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement konsistent mit tief integrierten spezialisierten Lösungen für die regelmäßigen Prozesse und die Analysen im Immobilienmanagement nutzbar gemacht werden, wird eine ganzheitliche Möglichkeit geboten, die modernen Anforderungen der Immobilienwirtschaft abzudecken.

Das bedeutet, dass nur die konsequente Digitalisierung und das optimierte Zusammenspiel unterschiedlicher Komponenten letztendlich die Prozesse abbilden können, die der Immobilienwirtschaft die Möglichkeit bieten, insgesamt effizienter zu werden und sich modernen Marktanforderungen zu stellen. Funktionen und Prozesse werden für eine optimierte Nutzerfreundlichkeit mithilfe der Integration von Speziallösungen oder smarten Technologien verbessert. Verknüpft mit einer digitalen Lösung für die Analyse von Smart-Building-Daten und deren Weiterverarbeitung in einer Software für das Immobilienmanagement, wird die Nutzungsphase von Immobilien weiter optimiert und auf eine neue Ebene gehoben. Die Möglichkeiten der Technologien sind breit und versprechen für die Zukunft viele weitere Vorteile, um einen ganzheitlichen Managementansatz für Immobilien zu verfolgen. Dieser Weiterentwicklung nachzugehen und neue Lösungen zu integrieren, wird somit zunehmend zum Erfolgsfaktor für Unternehmen der Immobilienwirtschaft.

 

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG
Erstveröffentlichung: Crem Solutions Kundenmagazin, Dezember 2021

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