eSignaturen in der Immobilienwirtschaft

Die Digitalisierung von Dokumenten und ganz speziell von Verträgen ist einer der zentralen Punkte, um Unternehmen für die Zukunft gut aufzustellen. Dreh- und Angelpunkt dabei sind in allen Branchen rechtsgültige eSignaturen. Gerade in der Immobilienbranche bewegt sich aktuell sehr viel. Dabei gilt es aber viel zu beachten. Das wissen auch die Entscheider der Gute Immobilien AG. Das Unternehmen gibt es nicht wirklich, die Herausforderungen und wichtigen Punkte in der Implementierung einer eSignatur und digitaler Verträge jedoch schon.

Diana Digital, CDO der Gute Immobilien AG, hat sich in Absprache mit der gesamten Geschäftsführung dafür entschieden, die Verträge komplett digital umzustellen. Für sie liegen die Vorteile auf der Hand. An oberster Stelle steht eine schnellere Abwicklung. Denn ein gedruckter Vertrag muss im Haus erst zu den entsprechenden Personen gebracht werden, damit diese ihre Unterschrift setzen. Anschließend geht der Vertrag zur Post und ist im besten Fall nach zwei Tagen bei den künftigen Mieterinnen. Dort liegt er eventuell auch noch ein paar wenige Tage, ehe die Unterschriften gesetzt sind. Ein Tag später geht der Vertrag zurück zur Post und ist nach weiteren zwei Tagen zurück bei der Gute Immobilien AG. Im besten Fall ist das Dokument also fünf bis sechs Werktage unterwegs, ehe der unterzeichnete Vertrag vorliegt. Schlimmstenfalls kann es einige Wochen Zeit in Anspruch nehmen, bis der unterschriebene Vertrag wieder zurück im Unternehmen ist.

Schnellerer Vertragsabschluss bei geringeren Kosten
Bei der digitalen Variante kann der Vertrag bereits am selben Werktag per eSignatur von allen Parteien unterzeichnet vorliegen. Ein schnellerer Vertragsabschluss bedeutet für alle Seiten bessere wirtschaftliche Planungssicherheit. Zudem verschlankt Gute Immobilien die internen Prozesse, wenn weniger Dokumente ausgedruckt und abgelegt werden müssen. Das spart dem Unternehmen Geld und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit. Diese Zeit- und Kostenersparnis hat letztlich mit zur Entscheidung für eine eSignatur-Lösung innerhalb der Geschäftsführung von Gute Immobilien beigetragen. Eine vorsichtige Rechnung mit Blick auf Ausgaben wie Druckkosten und Porto sowie den Stundenaufwand bei der Abwicklung von Verträgen hat ergeben, dass eine digitale Lösung rund 50 Euro pro Vertrag einsparen wird. Und hierbei sind noch nicht die Kosten mit einkalkuliert, die für die Digitalisierung der ausgedruckten Verträge anstehen würden.

Neben den ökonomischen Aspekten hat die digitale Lösung auch ökologische Vorteile: Wenn weniger Verträge ausgedruckt werden, benötigt die Gute Immobilien AG auch deutlich weniger Papier. Auch der Versand verringert den CO₂-Fußabdruck des Unternehmens. Zudem berücksichtigt der Vertragsabschluss per eSignatur einen Wunsch der Makler von Gute Immobilien. Bislang wird eine Vorabversion des Vertrags per PDF an die potenziellen Neumieter geschickt, der Vertrag selber kommt dann aber per Post. Dieser Medienbruch ist ein Ärgernis, das eine digitale Lösung beseitigt.

Welche eSignaturen sind geeignet?
Die Vorteile liegen also auf der Hand und das Investment wird sich auch finanziell schnell bezahlt machen. Dennoch muss die Gute Immobilien AG vorab ein paar Parameter abstecken. Denn schließlich ist es nicht einfach damit getan, alle Verträge als PDF zu versenden. Es gilt, die richtige eSignatur-Lösung für die Digitalisierungsstrategie und die eigenen Ansprüche zu finden.
Der erste und wichtigste Schritt ist der Blick auf die Rechtsgültigkeit. Denn auch wenn unterschiedliche Arten von eSignaturen zur Verfügung stehen, sind nicht alle für den Einsatz von Vertragsunterschriften geeignet. Den vollständigen Anspruch auf Rechtssicherheit bieten nur eine QES (qualifizierte eSignatur) und eine PES (professionelle eSignatur). Für eine QES müssen sich die Nutzer der eSignatur rechtsverbindlich mit Ausweis und per Video gegenüber einem entsprechend geschulten Mitarbeiter verifizieren. Das Verfahren dahinter ist erprobt und gilt als besonders sicher. Entsprechend erfüllt es die höchsten Standards an eSignaturen.
Die PES kommt der Sicherheit einer QES sehr nahe, die Identifikation findet jedoch nicht durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter per Video, sondern komplett über eine fälschungssichere, automatisierte Identifikation per App statt. Der Prozess dahinter ist also zeitlich unabhängig von verfügbaren Mitarbeitern und erfüllt ebenfalls höchste rechtliche Standards für Vertragsabschlüsse, bis zur verifizierten Identifikation vergehen somit nur 40 Sekunden.

Vertragsinhalte brauchen einen guten Datenschutz
Nachdem die Gute Immobilien AG sich also für eine der beiden eSignaturen für ihre tägliche Arbeit entschieden hat, gilt es bei der Anbieterwahl vor allem die Strategie für den Datenschutz abzustecken. Auf den ersten Blick scheint ein einfacher und schneller Zugriff auf ein Dokument in der Cloud per Link zwar das Nutzererlebnis zu verbessern, jedoch sind die Daten dadurch nicht geschützt. Ein Passwortschutz des Dokuments kommt für Gute Immobilien auch nicht infrage, da auf diese Weise die Verträge weiterhin einsehbar in der Infrastruktur des eSignatur-Anbieters liegen.
Daher tendiert die CDO zum Prinzip “Zero Knowledge”, bei dem die Dokumente verschlüsselt werden. Auf diese Weise können die Betreiber der eSigning-Lösung beziehungsweise die Server-Anbieter nicht einmal theoretisch auf die Inhalte zugreifen. Alternativ kann die eSignatur auch in die unternehmenseigenen Infrastruktur eingebunden werden. Alle Dokumente bleiben dann im Unternehmen. Diana Digital entscheidet sich jedoch dazu, die Server des eSignatur-Anbieters zu nutzen und eventuell zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam mit der internen IT die eigene Infrastruktur auszubauen.

Skepsis mit Schulung und Aufklärung abbauen
Nun steht der vollständigen Digitalisierung fast nichts mehr im Weg. Nachdem sich die Gute Immobilien AG für einen Anbieter entschieden hat, organisiert Diana Digital Schulungstermine für die Kolleginnen und Kollegen. Im besten Fall ist dafür wenig Zeit notwendig, weil die eSignatur intuitiv einsetzbar ist und allen Arbeit abnimmt.
Nachdem alle Verträge auf digital umgestellt sind, berichten jedoch ein paar Maklerinnen und Makler, dass ausgerechnet von Kundenseite Skepsis aufkommt. Also erstellt die Gute Immobilien AG eine Informationsbroschüre, in der alle Fragen sofort beantwortet werden. Auch eine kurze Anweisung für das Einrichten der eSignatur hilft, den Aufwand auf Kundenseite zu minimieren. Auf der anderen Seite wollen viele Kundinnen und Kunden einen Vertrag auf Papier in Händen halten, ehe sie die eSignatur einsetzen. Eine hybride Übergangsphase schafft hier Abhilfe: Auf dem gedruckten und von Gute Immobilien unterzeichneten Vertrag wird ein QR-Code aufgedruckt, der zum digitalen Zwilling führt. Auf diese Weise ist der Vertrag sowohl analog als auch digital rechtsgültig und sicher vor Fälschungen. Die Kundinnen und Kunden müssen keinen unterschriebenen Vertrag zurücksenden, da sie ihre Bestätigung per eSignatur direkt an Gute Immobilien übermittelt.

Nach wenigen Monaten stellt Diana Digital fest: Der digitale Vertrag erfreut sich sowohl bei Kundinnen als auch Mitarbeitern großer Beliebtheit, auch die hybride Sonderlösung wird immer seltener angefragt. Am Ende spart die Gute Immobilien AG nicht nur Geld und Zeit, sondern steigert auch die Zufriedenheit ihrer Kundinnen und Kunden. Denn nirgendwo sonst werden Verträge so schnell zum Abschluss gebracht.

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Erstveröffentlichung: TPP, November 2022