Gebäudedaten müssen verlässlich werden

Nachvollziehbare Gebäudedaten werden immer wichtiger. Fehlt etwa die Information über den Zustand einer Heizung, wird aus einer Datenlücke schnell ein Kostenrisiko. Beim Ankauf muss ein Investor zusätzliche Gutachten beauftragen oder vorsorglich einen früheren Austausch einkalkulieren. Im laufenden Betrieb fehlen dieselben Informationen für eine belastbare Investitionsplanung. Die Bedeutung von Gebäudedaten gehen damit weit über das ESG-Reporting hin, denn sie beeinflussen längst Investitionsentscheidungen. Doch bewirken manuelle Arbeitsschritte und unterschiedliche Definitionen, dass häufig eine Kluft zwischen einem Datenpunkt und den Anforderungen von Eigentümern, Banken und Investoren liegt. In der Folge sind aufwendige Nachprüfungen notwendig.

Wie sich diese Lücken schließen lassen, diskutierten auf dem Panel „Erfolgsfaktor Gebäudedaten“ auf der diesjährigen Expo Real Dr. Jochen Keysberg, CEO der Apleona Group, Jitka Steinmetz, Chief Operating Officer von Manova Partners, Jochen Schenk, Vizepräsident und Schatzmeister des Immobilienverbandes ZIA, sowie Michael Zibell, Abteilungsleiter Digitale Werkzeuge bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA). Moderierte wurde die Veranstaltung von Nikolaus von Raggamby, Geschäftsführer von RUECKERCONSULT. Im Mittelpunkt der Diskussion standen die Qualität der Datenerhebung, die Rolle des Facility Managers und der Ansatz der ZIA-Initiative COALITION-X.

Datenlücken kosten Zeit und Geld
Für Jitka Steinmetz ist der Kapitalmarkt derzeit der stärkste Treiber für bessere Daten. „Die Regulierung sagt uns, was wir berichten müssen. Die Banken sagen uns, was wir liefern müssen, damit wir Geld bekommen.“ Deren Anforderungen seien mit konkreten Terminen und wirtschaftlichen Folgen verbunden. Gefragt werde zunehmend auch danach, wann und von wem eine Information erhoben wurde und ob sie auf einer Messung oder einer Schätzung beruht.

Fehlende Daten hätten nach ihrer Erfahrung bislang weder einen Deal noch eine Finanzierung verhindert. Sie verlängerten jedoch die Prüfung und machten zusätzliche Gutachten erforderlich. Ist etwa der Zustand einer Heizung unbekannt, muss der Käufer einen früheren Austausch und die damit verbundenen Kosten einkalkulieren. Eine belastbare Datengrundlage kann solche Sicherheitsannahmen und Risikopuffer verringern.

Dr. Jochen Keysberg sieht neben Regulierung und Finanzierung einen weiteren Treiber für bessere Gebäudedaten: Künstliche Intelligenz. Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen im Gebäudebetrieb setzten verlässliche Daten voraus. Was die Einführung KI-gestützter Prozesse im Gebäudebetrieb verzögert, ist aus seiner Sich weniger die technische Entwicklung als die fehlende Verfügbarkeit verlässlicher, nutzbarer Gebäudedaten. Mit den daraus resultierenden Ineffizienzen habe sich die Branche zu lange arrangiert.

Einheitliche Definitionen vor neuen Schnittstellen
Wie groß der Handlungsbedarf ist, zeigt eine Umfrage, die RUECKERCONSULT für Apleona, den ZIA und COALITION-X unter 112 Marktteilnehmern durchgeführt hat. Rund 70 Prozent der Befragten nennen uneinheitliche Datenanforderungen als häufiges Problem bei der Bereitstellung von ESG- und Gebäudedaten für Banken oder Investoren. Die Hälfte verweist auf unklare Definitionen und Bezugsgrößen von Kennzahlen. Jeweils rund 41 Prozent nennen fehlende Daten auf Gebäudeebene sowie manuelle, fehleranfällige Übertragungsprozesse.

Eine neue Schnittstelle allein löst die Probleme nicht. Wenn dieselbe Kennzahl unterschiedlich verstanden wird, lassen sich Daten zwar übertragen, aber kaum sinnvoll vergleichen. Jochen Schenk verwies deshalb auf die ZIA-KPI-Liste, die gemeinsam mit der Bankenwelt entwickelt worden sei und 29 ESG-Kennzahlen definiere. Sie zeige, dass eine Verständigung zwischen Immobilienwirtschaft und Kapitalgebern möglich sei.

Auch Jitka Steinmetz sieht in eindeutigen Definitionen einen pragmatischen Anfang. Flächenangaben und Informationen über die Wärmeerzeugung fließen unmittelbar in die Investitionsplanung ein. Schenk betonte allerdings den Aufwand: Schon ein einheitliches Datenblatt über verschiedene Property Manager und deren IT-Systeme hinweg durchzusetzen, sei eine erhebliche Aufgabe.

Der Facility Manager verbindet Gebäude und Datenmodell
In der Datenerhebung bleibt Handarbeit weit verbreitet. Rund 54 Prozent der Befragten erfassen ESG- und Gebäudedaten manuell. Rund 40 Prozent erhalten Daten von Property Managern, rund 33 Prozent von Facility Managern. Das Facility Management sitzt dabei an einer entscheidenden Stelle: Viele Informationen lassen sich dort erfassen, wo Anlagen gewartet und Gebäude betrieben werden.

Dr. Jochen Keysberg plädierte dafür, diese Nähe zum Objekt systematischer zu nutzen. Wer eine Anlage ohnehin wartet, kann dabei auch deren Typenschild auslesen. Voraussetzung sind jedoch klare Vorgaben dazu, welche Daten erhoben werden, wie sie strukturiert werden und auf welchem Weg sie zum Auftraggeber gelangen. Pauschale Vertragsklauseln, nach denen ein Dienstleister alle relevanten Daten bereitzustellen habe, reichen dafür nicht aus.

Apleona habe mit dem Asset Information Modeling eine eigene Datenbasis aufgebaut. Daraus ließen sich etwa Vorschläge für den Austausch älterer Heizungen ableiten. KI werde bereits genutzt, um Erfassungsfehler zu reduzieren. Sie ersetze aber weder klare Prozesse noch die Arbeit am Gebäude.

Michael Zibell beschrieb dieselbe Herausforderung für das heterogene Bundesportfolio der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben damit, „die physische Realität in die digitale zu überführen“ und die Informationen kontinuierlich aktuell zu halten. Die BImA konzentriere sich beispielsweise beim Smart Metering zunächst auf grundlegende Verbrauchsdaten für Strom, Wasser und Wärme beziehungsweise weitere Energieträger. Denkmalschutz, mögliche Schadstoffbelastungen und die Informationssicherheit sensibler Nutzer machten selbst diesen Einstieg anspruchsvoll. Ein Datenmodell aufzusetzen sei nur ein Teil der Aufgabe; die Erfassung müsse im Arbeitsalltag der Beschäftigten und Dienstleister funktionieren.

COALITION-X soll die Herkunft nachvollziehbar machen
Neben der Definition rückt die Herkunft der Daten in den Vordergrund. Rund 49 Prozent der Umfrageteilnehmer kennen die steigenden Anforderungen an Governance, Qualität und Nachvollziehbarkeit risikorelevanter Daten und bereiten sich aktiv darauf vor. Weitere 30 Prozent kennen die Anforderungen, haben aber noch keine Maßnahmen ergriffen.

Schenk erläuterte den Ansatz von COALITION-X anhand eines Herkunftsnachweises, der beim Entstehen eines Datenpunkts ansetzt. Er soll festhalten, wann, wie und von wem eine Information erhoben wurde, und sie auf ihrem Weg durch die verschiedenen Systeme begleiten. Auch eine manuelle Erfassung könne so in eine nachvollziehbare Datenkette eingebunden werden. Ziel sei, dass Banken, Prüfer und weitere Nutzer die Herkunft nachvollziehen können und Daten nicht an jeder Station erneut aufwendig verifiziert werden müssen (Data Lineage). 

Der Beitritt der BImA zu COALITION-X verdeutlicht die Bedeutung auch für öffentliche Eigentümer. Michael Zibell möchte weg von wiederholten Einzelabfragen und Zahlen, deren Aussagekraft erst durch zahlreiche Fußnoten erklärt werden muss. Einheitliche Kennzahlen und ein durchgängiger Informationsfluss könnten den Aufwand verringern und Berichte über das Bundesportfolio verlässlicher machen.

Die geforderte Qualität muss zum Zweck passen
Nicht jeder Datenpunkt muss dabei denselben Prüfanforderungen genügen. Dr. Jochen Keysberg unterscheidet daher zwischen vollständig auditierbaren Informationen für bestimmte Reporting- und Finanzierungszwecke und Daten, die einen wirtschaftlicheren Betrieb ermöglichen sollen. Für beide braucht es Qualität, aber nicht zwangsläufig identische Prozesse. Ein überschaubarer Datenkatalog mit eindeutigen Definitionen, Prioritäten und abgestuften Anforderungen an Genauigkeit und Revisionssicherheit könne die Grundlage für Ausschreibungen und laufende Verträge bilden.

Die Prozesse müssten zudem für kleinere Dienstleister umsetzbar bleiben. Jitka Steinmetz betonte, dass Datenqualität einen Preis habe, der häufig nicht ausreichend anerkannt werde. Bei einem ESG-Tool-Vertrag entfielen nach ihrer Darstellung 80 Prozent der Kosten auf Beschaffung, Aufarbeitung und Harmonisierung der Daten und nur 20 Prozent auf die IT-Lösung.

Dr. Jochen Keysberg sieht dennoch die Chance, insgesamt Kosten zu senken. Dafür müssten auch bestehende Prozesse und Zuständigkeiten überprüft werden. Wenn verlässliche Daten von der Quelle bis zum Empfänger gelangen, könnten wiederholte Kontrollen und Übertragungen entfallen. Zusätzliche Anforderungen lediglich auf unveränderte Verträge und Abläufe aufzusetzen, greife dagegen zu kurz.

Kontinuierliche Daten statt einmaliger Bestandsaufnahme
Für die nächsten Jahre erwarteten die Diskutanten Fortschritte vor allem durch konkrete Anwendungen. Dr. Jochen Keysberg setzt auf verbindliche Vereinbarungen zwischen Eigentümern und Dienstleistern sowie auf Verbindungen zwischen bislang isolierten Datenwelten. COALITION-X könne dafür Beispiele liefern, ohne sofort sämtliche Anforderungen der Branche abzudecken. Jochen Schenk strebt eine Weiterentwicklung des Ansatzes auch auf europäischer Ebene an.

Jitka Steinmetz wünscht sich vor allem vergleichbare Zeitreihen: Lieber 20 Datenpunkte, die über fünf Jahre nach derselben Definition erhoben werden, als 200 Informationen aus einer einmaligen Bestandsaufnahme. Offen sei zudem die Frage, welche Verantwortung und Haftung mit der dokumentierten Erhebung verbunden sind. ESG-Daten sollten künftig selbstverständlich aus dem Betrieb weiterfließen, statt in einem gesonderten Prozess immer wieder neu gesammelt zu werden.

Zibell bot an, einen einfachen Anwendungsfall der BImA zu erproben. Digitalisierung müsse im fachlichen Prozess verankert sein. Der gemeinsame Anspruch wurde damit konkret: Gebäudedaten sollen im Alltag sauber erhoben, aktuell gehalten und über die gesamte Nutzungskette verlässlich weitergegeben werden. Erst dann ermöglichen sie bessere Investitionsentscheidungen und einen effizienteren Betrieb.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von The Property Post
Erstveröffentlichung: The Property Post, Oktober 2026