Fachkräftemangel im Property Management

In Zeiten des Fachkräftemangels sind mehr Mitarbeiter im Property Management keine Lösung – bessere Prozesse aber schon. Statt komplexer Steuerungsketten braucht es eine klare Aufgabenverteilung und den gezielten Einsatz von KI.

Der Fachkräftemangel trifft das Property Management besonders hart. Eine kurzfristige Entspannung ist nicht in Sicht. Das liegt zum einen daran, dass qualifiziertes Personal in vielen Bereichen der Immobilienwirtschaft fehlt. Zum anderen liegt es am Image des Berufs selbst. Die Tätigkeit wird oft als zu administrativ wahrgenommen. Zudem haben die Komplexität des Berufsbildes und die Erwartungshaltung der Kunden in den letzten Jahren deutlich zugenommen, während der Handlungsspielraum für Property Manager oft begrenzt geblieben ist. Es ist also nur verständlich, dass sich viele Fachkräfte nach einigen Jahren im Property Management in Richtung Asset Management entwickeln – oder direkt diesen Karrierepfad einschlagen. 

Für die Branche bedeutet das: Sie muss akzeptieren, dass die Zahl qualifizierter Bewerber langfristig begrenzt bleibt, während Anforderungen und Objekte pro Kopf weiter steigen. Deshalb braucht es jetzt einen klaren Blick auf die Hebel, die wirklich etwas bewirken können: effizientere Prozesse und Strukturen, klare Zuständigkeiten und mutige Digitalisierung. 

KI als Entlastung 

Digitale Tools und Künstliche Intelligenz bieten schon heute konkrete Entlastung, insbesondere bei repetitiven, administrativen Tätigkeiten. Angebote können automatisch auf Marktgerechtigkeit geprüft, Mietverträge ausgelesen, Stammdaten übernommen und Mieterlisten erstellt werden. Hinzu kommen automatisierte Workflows: Erinnerungen werden verschickt, Aufgaben zugewiesen, Statusmeldungen erstellt – viele kleine Schritte, die zusammengenommen spürbar Zeit freisetzen. 

Zudem sind es gerade diese Aufgaben, die als wenig attraktiv gelten und dazu beitragen, dass der Beruf des Property Managers oft unterschätzt wird. Wenn digitale Lösungen diese Tätigkeiten übernehmen, bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt, etwa persönliche Kommunikation, Konfliktlösung und strategisches Denken. So hilft KI dabei, das Berufsbild aufzuwerten – und macht es langfristig wieder interessanter. 

Voraussetzung für all das sind jedoch saubere Daten und standardisierte Schnittstellen. Noch fehlt es vielerorts an einer gemeinsamen digitalen Infrastruktur. Doch wer jetzt beginnt, Prozesse zu digitalisieren und Daten systematisch zu erfassen, schafft die Basis für echte Automatisierung und ein belastbares Property Management trotz knapper Ressourcen. 

Komplexität verringern, Verantwortlichkeiten klären 

Neben der Digitalisierung braucht es Klarheit bei den Zuständigkeiten. Besonders im technischen Bereich gibt es teils erhebliche Überschneidungen zwischen Facility, Property und Asset Management. In vielen Fällen finden sich identische Leistungen in mehreren Leistungskatalogen, häufig deshalb, weil das Facility Management Aufgaben aus dem Katalog des Property Managements übernommen hat, beispielsweise die Wartung, Prüfung und Instandsetzung technischer Anlagen. 

In der Praxis kann das zu einem absurd komplexen Konstrukt führen: Der Facility Manager führt aus, der Property Manager steuert den Facility Manager und das Asset Management steuert den Property Manager. Drei Ebenen für dieselbe Aufgabe – das mag nach Qualitätssicherung klingen, führt aber häufig zum Gegenteil. Denn wenn mehrere Beteiligte für dieselbe Aufgabe verantwortlich sind, fühlt sich im schlimmsten Fall niemand zuständig. Anstatt Qualität zu sichern, werden Prozesse verlangsamt, Ressourcen gebunden und Verantwortlichkeiten verwässert. 

Nicht in Leistungsbildern, sondern in Prozessschritten denken 

Um diese strukturellen Überschneidungen abzubauen, müssen die Impulse von denen kommen, die die Rahmenbedingungen setzen: Eigentümer und Kapitalverwaltungsgesellschaften. Sie gestalten die Strukturen, finanzieren sie und vergeben die Aufträge. Doch allein können sie die Veränderung nicht durchsetzen. Dafür braucht es eine gemeinsame Initiative der gesamten Branche: Alle Beteiligten – auch die Verbände – müssen bereit sein, das Silodenken abzulegen. 

Aktuell definiert jeder Bereich sein Leistungsverzeichnis für sich. Asset, Property und Facility Management arbeiten nebeneinander statt miteinander – und jeder verteidigt sein Stück vom Kuchen. Dabei muss es das gemeinsame Ziel sein, weg von isolierten Leistungsbildern zu kommen und hin zu klar strukturierten Prozessschritten. Nur so lassen sich Zuständigkeiten eindeutig klären, Doppelarbeiten vermeiden und Strukturen nachhaltig verschlanken.  

Es braucht also nicht mehr Fachkräfte, um die Leistungsfähigkeit und Resilienz des Property Managements zu sichern, sondern klare Verantwortlichkeiten und smartere Prozesse. Aufgaben sollten dort gebündelt werden, wo sie fachlich am besten aufgehoben sind – mit so wenig Schnittstellen wie möglich. Wer zusätzlich die Chancen digitaler Tools und KI gezielt nutzt, kann administrative Routinen automatisieren und die Mitarbeiter spürbar entlasten. Der Fachkräftemangel ist damit nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance: für ein schlankeres, strukturierteres und digital gestütztes Property Management. 

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von HIH Real Estate GmbH
Erstveröffentlichung: Green Street News, Juli 2025