Mehr Effizienz durch Outsourcing

Steigende Anforderungen von Investoren, wachsender Kostendruck und volatilere Entwicklungen an den Märkten geben derzeit bei zahlreichen Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG) beziehungsweise deren Kunden Anlass zur Überprüfung von Geschäftsmodellen und internen Prozessen. Immer häufiger resultiert daraus der Wunsch, einzelne KVG-Dienstleistungen an darauf spezialisierte Dienstleister auszulagern, beispielsweise das Backoffice des Fondsmanagements. Zum Teil wird auch erwogen, komplett zu einem anderen KVG-Dienstleister zu wechseln. Doch gleichzeitig herrscht oft große Unsicherheit im Hinblick darauf, wie ein solcher Wechsel beziehungsweise die Auslagerung einzelner KVG-Leistungen reibungslos vollzogen werden kann. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um die Übernahme der Administration von Bestandsfonds inklusive der dazugehörigen historischen Daten handelt, die sich in der Praxis als deutlich komplexer erweist als eine Neuauflage eines Fonds mit einer anderen Service-KVG.

Die Erfahrungen der INTREAL zeigen, dass es für potenziell an Backoffice-Dienstleistungen Interessierte in jedem Fall sinnvoll ist, sich frühzeitig auszutauschen und gemeinsam offene Fragen zu klären, die für eine Auslagerungsentscheidung oder einen Wechsel des Dienstleisters ausschlaggebend sein können. Im Rahmen einer Machbarkeitsanalyse unter Mitwirkung des Kunden wird die Umsetzbarkeit des Vorhabens zunächst aus technischer und wirtschaftlicher Perspektive geprüft. Bereits in dieser frühen Phase werden die Buchungslogik in den Fonds und die bisher genutzte IT-Landschaft analysiert. Des Weiteren wird die Darstellbarkeit der Fondsanlagestrategien, des Zeitrahmens und der Aufgabenverteilung bei INTREAL geprüft und nach Beantwortung von Fragen der verschiedenen Fachabteilungen eine erste Kostenindikation erstellt.

Wenn die Machbarkeitsanalyse abgeschlossen, der Leistungsumfang sowie das Gebührenmodell definiert und eine vertragliche Regelung getroffen wurde, ist der Weg für die praktische Umsetzung frei. Im Vordergrund stehen dann insbesondere die Verarbeitung von Daten und deren Übernahme („Migration“) auf die Plattform des neuen Anbieters. Zwei wesentliche Erfolgsfaktoren spielen hierbei eine zentrale Rolle: die Einrichtung von systemgestützten Schnittstellen sowie das erfolgreiche Testen der übernommenen Daten in einer SAP-Testumgebung. Erst wenn hier Erfolg vermeldet werden kann, werden die Daten in die Produktivumgebung übernommen.

Neben den Migrationsspezifika hat sich grundsätzlich in beiden Fällen bewährt, Onboarding-Workshops mit den auf beiden Seiten Beteiligten durchzuführen, um die künftigen Abläufe im Detail zu besprechen und auftretende Fragen gemeinsam zu klären. Anschließend wird entweder der neue Fonds aufgelegt und von der neuen Service-KVG administriert oder es erfolgt die Migration der Daten auf deren Plattform – sofern es sich um eine Übernahme von Bestandsfonds handelt.

Die Datenmigration ist dabei einer der anspruchsvollsten und erfolgskritischsten Schritte innerhalb des gesamten Prozesses. Deshalb stellt die INTREAL ihren Kunden im Falle einer Bestandsfondsübernahme ein erfahrenes Migrationsteam zur Seite und hat standardisierte Projektschritte entwickelt, die für einen geordneten Übergang von laufenden Fonds und Bestandsobjekten sorgen. Dabei gewährleisten regelmäßige intensive Abstimmungstermine mit den involvierten Fachbereichen, dass keine relevanten Aspekte übersehen werden und eventuell auftretende Probleme frühzeitig gelöst werden können. So gelingt die Migration reibungslos und bildet das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von der IntReal International Real Estate Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH
Erstveröffentlichung: INTREAL Insight, September 2025