Property Management unter Druck

Steigende Anforderungen bei sinkenden Margen setzen Property Manager unter Druck. Für Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer der B&L Property Management GmbH, ist klar, dass sich das operative Geschäft ohne konsequente Digitalisierung in Zukunft unter Qualitätsaspekten nicht mehr wirtschaftlich managen lässt. Im Gespräch mit The Property Post erläutert er, wie Standardisierung und der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) dabei hilft, Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu reduzieren.

The Property Post: Herr Junkersfeld, Property Manager stehen derzeit unter erheblichem Margendruck. Wie lassen sich Kosten senken, ohne dass das operative Geschäft an Qualität einbüßt?
Thomas Junkersfeld: Wir erleben, dass Auftraggeber kaum bereit sind, höhere Vergütungen für das Property Management zu akzeptieren. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen und Reportingpflichten. Outsourcing von Teilleistungen ist für uns aus Kosten- und Qualitätsgründen keine Lösung, daher müssen wir Aufgaben intern bündeln. Unsere kaufmännischen Property Manager betreuen heute mehr Objekte als noch vor wenigen Jahren, zudem erstellen sie auch die Nebenkostenabrechnungen. Der zentrale Hebel liegt jedoch in der Digitalisierung: Ohne sie und den Einsatz von KI wird das Geschäftsfeld langfristig nicht wirtschaftlich bleiben.

TPP: Wie kann Digitalisierung konkret zur Effizienzsteigerung beitragen?
TJ: Im Wohnsegment lassen sich Routineaufgaben bereits gut standardisieren und mit KI-Lösungen unterstützen. Im Gewerbebereich ist die Situation komplexer, weil die Anforderungen an die Prozesse und Vertragsstrukturen deutlich heterogener sind. Zwar haben wir bei B&L digitale Lösungen für Teilbereiche implementiert, etwa für das Rechnungsmanagement. Dennoch besteht weiterhin viel Potenzial, den operativen Aufwand durch übergreifende KI-Anwendungen zu automatisieren. Es gibt einfach noch keine Lösungen, die beispielsweise Nebenkostenabrechnungen bei gewerblich-geprägten Vertragsverhältnissen weitgehend automatisiert erstellen oder Wartungsleistungen anhand vorhandener Daten prüfen. 
Im Gebäudebetrieb des technischen Property Managements haben wir jedoch bereits gute Erfahrungen mit KI-Lösungen gemacht, insbesondere um den Energieverbrauch von Immobilien zu erheben und zu optimieren. 

TPP: Wie gelingt es Ihnen konkret, mit KI den Energieverbrauch zu senken?
TJ: Um im Gebäudebetrieb die gewünschten Energieeinsparungen zu erzielen, ist eine Datenanalyse der Anlagentechnik der Immobile erforderlich. Die technischen Komponenten müssen enger miteinander verknüpft werden, um Effizienzen zu ermöglichen. Dafür setzen wir ein digitales Zwillingsgebäude ein, das sämtliche Abläufe und Nutzungen in der Immobilie spiegelt. Zurzeit steuert die KI das Objekt in kleineren Maßnahmen selbstständig und kann dadurch wertvolle Erkenntnisse zum Energieverbrauch und zu Kosteneinsparungen liefern. So konnten wir Emissionswerte im Bestand bereits um rund 15 bis 20 Prozent reduzieren und auch eine Senkung der Kosten ermöglichen. Die monatlichen Kosten für den Einsatz der KI liegen bei etwa ein bis drei Prozent unserer Gesamtkosten, es rechnet sich also auf jeden Fall. 

TPP: Ein weiteres Spannungsfeld liegt häufig an den Schnittstellen zwischen Asset- und Property Management. Wie kann Digitalisierung hier helfen?
TJ: Aus unserer Erfahrung entstehen Effizienzverluste häufig durch unterschiedliche Systemvorgaben auf Auftraggeberseite. Asset Manager arbeiten i.d.R. mit eigenen Reporting- oder Datenplattformen, auf die sich der Property Manager als Auftragnehmer einstellen muss. Bei mehreren Mandaten bedienen unsere Mitarbeiter parallel verschiedene Systeme. Das bindet Ressourcen und erschwert einheitliche Prozesse. Digitalisierung schafft aber nur dann einen Mehrwert, wenn sie zu Standardisierung führt. Einheitliche Schnittstellen aufseiten der Auftraggeber würden den operativen Alltag für uns Property Manager erheblich erleichtern und auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue Systeme steigern. Zudem könnte eine KI-Lösung Dopplungen in dem Leistungssoll beider Tätigkeitsbereiche vermeiden. 

TPP: Wie gelingt es Ihnen, Ihre Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen?
TJ: Bei B&L nehmen wir uns bewusst die Zeit für einen monatlichen Austausch neben dem Tagesgeschäft, damit unsere Mitarbeiter die Systeme sicher anwenden können. Auch im Wettbewerb um Fachkräfte gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung. Personal gewinnen wird nur, wer in Digitalisierung investiert, da die jungen Leute nicht mehr mit veralteten Systemen arbeiten wollen. Gleichzeitig ersetzen die neuen Tools nicht die Erfahrung und das Verantwortungsgefühl der Menschen, die die Gebäude am Laufen halten. Auch dazu sind die regelmäßigen Workshops wichtig, um den Erfahrungsaustausch unter den Kollegen zu fördern.

TPP: Zum Abschluss: Was ist aus Ihrer Sicht der wichtigste Hebel für die kommenden Jahre im Property Management?
TJ: Aus meiner Sicht bleibt konsequente Standardisierung zentral. Im Wohnbereich lassen sich mit KI bereits viele Prozesse vereinfachen. Im Gewerbebereich ist die Situation jedoch weniger einheitlich geregelt, da jeder Mietvertrag individuell gestaltet ist und Regelungen zu Capex-Maßnahmen oder Betriebskosten daher einzeln geprüft werden müssen. Solange sich an den rechtlichen Rahmenbedingungen nichts ändert, wird ein Großteil der Arbeit weiterhin manuell erfolgen.

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von RUECKERCONSULT GmbH
Erstveröffentlichung: The Property Post, März 2026